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我們大多數人都沉迷於電子郵件。 一些 估計說 我們每個工作日花了將近五個半小時來檢查它。

儘管近年來社交媒體爆炸式增長，但電子郵件並未出現下滑。 調查估計 每天發送的電子郵件數量將在246中增長到2019億（從205中的2015億增加）。 和 有證據 這封電子郵件既是年輕人的保留，也是最初發明時的那些人。

你可能會認為我們都在努力工作更長時間。 這有一定的道理。 但是，電子郵件使用的增加也可以解釋為我們嘗試處理收件箱過載，以及更普遍的問題 數字成癮的興起。 電子郵件不再是我們的台式機和筆記本電腦的保留，現在我們大多數人都可以通過我們的智能手機和平板電腦訪問它，通常是在我們自己的床上舒適。

我們傾向於快速回復電子郵件，這表明我們不斷檢查它們並試圖清空桶，即使它再次填滿。 為了最終掌握我們的收件箱，我們必須處理根本原因，而不僅僅是經常爆發的症狀。

這裡有十種方法可以最終控制您的混亂收件箱。

1。 停止使用電子郵件作為代理聊天服務

電子郵件並非真正用於快速對話。 通過線程化，細長的對話來填補收件箱的混亂是耗時的。 使用替代的，更適合的方法。 理想情況下，首先要面對面或電話解決問題。

2。 小心重複消息

這被稱為問題 “消息複製”。 短信到達：“我只是檢查你收到了我的電子郵件”。 電話響了：“我剛給你發了一封電子郵件”。

許多人仍然不相信幾乎同意的決定。 通過消息傳遞和電子郵件做出的許多決定都不完全可信，我們最終會得到消息複製的層次結構。 用於確認社交媒體消息的文本，用於確認文本的電子郵件，用於確認電子郵件的電話以及用於確認電話呼叫的面對面會議。

這種重疊非常耗時並且可能令人困惑。 電子郵件不是正式決策的好地方。 我們作為真正的人類會面的會議室仍然是許多人最有影響力的地方。

3。 雜草你的電子郵件花園

雜亂的收件箱就像一片長滿雜草的花園。 從長遠來看，花費一些時間來消除混亂的消息是值得的。

一個簡單而有效的提示是使用搜索功能並蒐索術語“取消訂閱”。 這會產生大量令人驚訝的新聞簡報，你甚至沒有訂閱。

甚至後GDPR，你可能會發現數以百計的不需要的電子郵件。 瀏覽每一個並取消訂閱。 這將是一個短期痛苦的長期收益案例。

4。 明智地使用垃圾郵件文件夾

近年來，垃圾郵件的自動識別變得更好。 但他們仍然會進入我們的收件箱。 這是電子郵件除草的另一種簡單方法。 值得花些時間通過將這些可疑郵件放入其中來教育您的垃圾郵件文件夾變得更好。 另請查看您的垃圾郵件文件夾，以刪除不必要地放置在那裡的任何合法電子郵件。

5。 請朋友和同事停止向您發送電子郵件

別害羞。 也許是委婉的。 電子郵件過載的另一個原因是來自最親近的人的不需要的電子郵件。 準備禮貌地要求其他人停止向您發送最好在會議，電話或短信中分享的電子郵件。

6。 保持您的要求簡單

不要發送過於復雜的電子郵件。 如果你要求五件事，很多人只會回复你名單上的最後一件事。 這只會產生更多的電子郵件，尋找其他四個項目。

7。 確保您的回復是全面的

回复您收到的電子郵件中的所有內容。 不這樣做只會創建更多的電子郵件，找出你沒有回复的內容。

8。 僅在設定的時間查看您的電子郵件

有 越來越多的證據 如果我們每天檢查和回复幾封電子郵件，那麼我們的工作效率會更高（壓力更小）。 這是一個神話，我們必須一分一秒地聯繫。 而且，如果你必須這樣做，電子郵件不是最好的方法。 使用即時消息的形式。

9。 在電子郵件正文中復制主題標題

你可能會認為寫兩次是浪費精力。 電子郵件不是這樣。 在您的電子郵件主題行中寫下您的電子郵件正在尋找的簡短摘要（15單詞最大值），然後使用相同的句子結束您的電子郵件。 清楚地說兩次會增加獲得完整和正確答复的可能性，以及正確回答的請求。

10。 完全放棄電子郵件

擁有的人員和組織的例子數量 完全停止使用電子郵件 和使用 其他溝通方式，繼續上升（雖然從長遠來看這將如何發揮作用還有待觀察）。 然而，提供電子郵件可以減輕壓力，提高工作效率。 其他通信方法通常更流暢。 這真的有可能。 試試一個星期。

嘗試一些或所有這些技巧。 有時，我們最理所當然的事情就是導致我們最大問題的事情。

關於作者

Paul Levy，創新管理高級研究員， 布萊頓大學

這篇文章最初發表於 談話。 閱讀 原創文章.

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