10電子郵件規則將降低您的壓力水平

10電子郵件規則將降低您的壓力水平 SHUTTERSTOCK

電子郵件和智能手機可能會有壓力。 學者們稱這種不斷的工作聯繫 “technostress”。 因此,許多歐洲國家現在正在為員工提供服務 “權利斷開”.

電子郵件的使用方式很複雜,不能簡單地標記為“好”或“壞”,研究表明 個性,人們的工作類型和目標可以影響他們對電子郵件的反應方式。

使用電子郵件的良好做法不僅僅是限制發送的電子郵件數量,還能提高通信質量。

以下是減少工作中電子郵件壓力的十大提示:

1。 獲得正確的主題

使用清晰且可操作的主題行。

主題行應該以六到十個單詞準確地傳達電子郵件的內容,以允許收件人在不打開電子郵件的情況下確定電子郵件的優先級。 在移動設備上,許多人只能看到主題行的第一個30字符。 所以保持簡短。 但要使其足夠描述,以便從主題行中了解電子郵件的內容。

2。 問問自己:電子郵件是正確的媒體嗎?

你在同一個辦公室嗎? 你能和那個人說話嗎? 你能來電嗎? 通常,這些其他形式的通信可以避免電子郵件的低效來回。

即時通訊和視頻通話平台 鬆弛 - Skype的 可能更適合快速內部來回消息傳遞。 此外,請記住,以下大多數建議適用於所有類型的電子通信。

3。 不要在非辦公時間發送電子郵件

研究顯示 非工作時間的電子郵件使人們更難從工作壓力中恢復過來。

通過避免在正常工作時間之外發送或回復電子郵件來嘗試並影響您的公司文化。

管理層應以身作則,避免在正常工作時間之外聯繫員工。 一些工作場所 甚至可以在非工作時間關閉對員工的電子郵件訪問 考慮實施此操作,同時僅保留備用電話系統以進行緊急聯繫。

新的研究 還表明,只有24小時聯繫的期望會對員工的健康產生負面影響。

4。 使用延遲交付選項

喜歡整合他們的工作和家庭生活,並經常在他們的非工作時間繼續在家工作。 如果您是這些人中的一員,或者您跨時區工作,請考慮使用延遲交付選項,以便您的電子郵件在下一個工作日之前不會發送,並且不會干擾其他人的下班時間。

5。 保持積極態度

想想電子郵件通信的質量。 不只是數量。 對電子郵件使用的更改還應關注所發送內容的質量,並考慮收件人的情緒反應。

研究表明 在通過電子郵件進行溝通時,衝突更容易升級,並且消息會被誤解。 因此,如果是壞消息,請回想一下規則#2:電子郵件是正確的媒體嗎?

6。 試試'週五沒有電子郵件'

為了改變公司文化並讓人們考慮其他通信方式而不是電子郵件,請嘗試一下 “週五沒有電子郵件” 在每個月的第一個星期五,或者甚至每個星期。 這是一項由美國專家提出的倡議 全國健康與福祉工作論壇,正在被企業使用 在全球範圍內。 我們鼓勵員工安排面對面會議或接聽電話 - 或者只是在當天收到他們收件箱中的許多電子郵件。

7。 讓您的偏好知道

研究表明 不僅太多而且太少的電子郵件也會因不同人的通信偏好之間的不匹配而導致壓力。 有些人可能喜歡通過電子郵件發送和處理高電子郵件流量比其他通信方式更好。 對於這些人來說,減少他們收到的電子郵件數量可能會帶來比緩解更多的壓力。

因此,考慮一下人們的個體差異並讓人知道。 將您首選的聯繫首選項添加到您的電子郵件簽名中,無論是電子郵件,文本或即時消息還是電話。

8。 考慮假期'反彈'

積壓了一周內積累的電子郵件似乎就是其中之一 最常提到的技術壓力源 對於工人。 考慮建立一個系統,當有人在度假時,電子郵件會被退回給發件人,並提供緊急請求的替代聯繫電子郵件。 這將讓您回到可管理的收件箱。

9。 有一個單獨的工作電話

使其成為您可以訪問工作電子郵件的唯一移動設備,這使您可以在工作時間後自行關閉它。 還可以考慮關閉電子郵件 “推” (這是您的電子郵件服務器在到達服務器時將每封新電子郵件發送到您手機的位置),而是選擇定期計劃(例如每小時一次),以便將電子郵件發送到您的手機(這也可以延長電池壽命)。

10。 避免深夜屏幕時間

研究表明 深夜智能手機的使用降低了我們入睡的能力,也導致了對工作的不斷思考和壓力。 這反過來會降低您的睡眠質量。 讓床鋪成為一個無需電話的區域,以改善您的需求 睡眠衛生.談話

關於作者

Ricardo Twumasi,組織心理學講師, 曼徹斯特大學; Cary Cooper,50組織心理學與健康週年教授, 曼徹斯特大學和Lina Siegl,博士研究員, 曼徹斯特大學

本文重新發表 談話 根據知識共享許可。 閱讀 原創文章.

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